HEERLEN – Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw computer laten staan? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?
Wat moet u bewaren en voor hoe lang?
Elke onderneming is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar financiële gegevens en werkzaamheden. Daarnaast bent u ook verplicht om facturen en documenten te bewaren met betrekking tot:
- De rechten en plichten van uw bedrijf (bijvoorbeeld oprichtingsstatuten, jaarverslagen en vergaderstukken).
- Gegevens die voor de belastingheffing van belang zijn (fiscale bewaarplicht).
- Alle gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Voor andere documenten zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Het is uiteraard wel verstandig om deze gedurende de looptijd te bewaren. Tip: U doet er goed aan om contracten nog vijf jaar achter de hand te houden.
Een handig overzicht:
Soort document |
Bewaartermijn |
| Ledenadministratie coöperatie of vereniging | 10 jaar |
| Gegevens bedrijfsmatig ontroerend goed | 9 jaar |
| Administratieve gegevens en interne email * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) | 7 jaar |
| Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) | 5 jaar |
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op.
Bekijk ook onze socials: Facebook